ادارة

	الاتصالات تلعب الإتصالات دوراً هاماً داخل الإدارات، فهي تحافظ على تدفق وانسياب العمل داخلها، فكلما كانت هناك أنظمة جيدة للإتصالات كلما زادت كفاءة العمل. أهمية الإتصالات للإدارة والمدير:- تهتم نظرية الإدارة الحديثة ليس فقط بالوظائف التقليدية للإدارة وإنما تهتم أكثر بالطريقة التي يعمل بها المدير، وكيف ينفق وقته، وكيف يؤدي عمله، وما هي الأدوار والأنشطة والمهام التفصيلية التي يقوم بها المدير فعلاً أثناء تأدية عمله. فنظرية الإدارة الحديثة تهتم مثلاً بأن المدير يلعب أدواراً مثل الإتصال بالجهات الخارجية، وتمثيل الإدارة رسمياً وتجميع وتحليل المعلومات ونشرها والتحدث بإسمها وحل المشاكل والتعارض مع الغير وغير ذلك من المهام والأدوار. وتعتبر الإتصالات وسيلة المديرين, في إدارة انشطتهم الإدارية وفي إدارة وتحقيق أهداف العمل، وذلك بإعتبار أن الإتصالات تساعد في القيام بالتالي :- 1. تحديد الأهداف الواجب تنفيذها. 2. تعريف المشاكل وسبل علاجها. 3. تقييم الأداء وإنتاجية العمل. 4. التنسيق بين المهام والوحدات المختلفة. 5. تحديد معايير ومؤشرات الأداء. 6. إصدار الأوامر والتعليمات. 7. توجيه العاملين ونصحهم وإرشادهم. 8. التأثير في الآخرين وقيادتهم. 9. حفز وتحميس العاملين. وعناصر الإتصال هي:- 1. الراسل.. ولديه مجموعة من الأفكار والمعلومات التي يود أن ينقلها إلى الطرف الآخر ويتأثر ذلك بفهمه وإدراكه للأمور. 2. الرسالة.. وهي عبارة عن تحويل الأفكار إلى مجموعة من الرموز ذات المعاني المشتركة بين الراسل والمستقبل. ومن أشكال الرموز...الكلمات، الحركات والأصوات، الحروف والأرقام، الصور والسكون وتعبيرات الوجه، الجسم والتلامس والمصافحة، الهمسات. 3. الوسيلة.. هناك العديد من الوسائل الخاصة بالإتصال، فمنها المنطوق أو الشفهي كالمقابلات الشخصية والإجتماعات، واللجان والتلفون والندوات. وهناك الإتصالات المكتوبة كالخطابات والمذكرات والتقارير والمجلات والمنشورات الدورية واللوائح. 4. المستقبل.. يستقبل الطرف الآخر الرسالة من خلال حواسه المختلفة، ويختار وينظم المعلومات ويحاول أن يفسرها ويعطي لها المعاني والدلالات. إن هذه العمليات الإدراكية وما يؤثر فيها من عناصر الشخصية والدافعية والتعلم تحدد ما يفهمه وما يقبله الشخص المستقبل للأفكار والمعلومات المرسلة إليه. ولكن قد تتعرض الإتصالات الى معوقات نذكر منها:- معوقات الإتصال :- تتعرض عملية الإتصال لبعض المعوقات التي تقلل من كفاءته، وهذه المعوقات تؤدي إلى التشويش على عملية الإتصال نفسها، وعليه يمكن تقسيم معوقات الإتصال إلى معوقات في المرسل، ومعوقات في الرسالة، ومعوقات في وسيلة الإتصال، ومعوقات في المستقبل، ومعوقات في بيئة الإتصال. معوقات في الراسل:- تنحصر الأخطاء التي يقع فيها الراسل في عدم التبصير بالعوامل الفردية أو النفسية التي تعتمل بداخله والتي تؤثر في شكل وحجم الأفكار والمعلومات التي يود أن ينقلها إلى المرسل إليه، ومن هذه العوامل...الخبرة، التعلم، الفهم، الإدراك، الشخصية، العمليات الوجدانية والعقلية، أما أهم الأخطاء التي يقع فيها الراسل فهي:- 1. أن دوافع الراسل تؤثر في طبيعة وحجم المعلومات التي يقوم بإرسالها إلى المستقبل. 2. إعتقاد الراسل أن سلوكه في كامل التعقل والموضوعية. 3. تصرفات الراسل تكون لمصلحته الشخصية غالباً ولا تكون لمصلحة العمل. 4. سوء إدراك الراسل وفهمه للمعلومات التي يرسلها، وإختلاف إدراك وفهم الآخرين لها. 5. الحالة الإنفعالية للراسل تؤثر في شكل المعلومات التي يقوم بإرسالها. 6. قيم ومعتقدات الراسل وميوله وإتجاهاته النفسية، تؤثر في شكل المعلومات التي لديه. 7. عمليات الحكم الشخصي والتقدير، الإضافة، الحذف، والتغيير الذي يقوم به الراسل للمعلومات التي لديه. 8. الإعتقاد بأن المرسل إليه، ينظر إلى المعلومات، بنفس الشكل الذي ينظر هوإليها. 9. التحيز لطبيعة الأمور والأحداث. معوقات في الرسالة:- تتعرض المعلومات أثناء وضعها في رسالة لبعض المؤثرات التي تغير من أو تسيء إلى طبيعة وشكل وحجم ومعنى المعلومات والأفكار، ويحدث الخطأ في الرسالة أثناء صياغة المعلومات أو ترميزها أو تحويلها إلى كلمات وأرقام وأشكال وحركات وجمل وغيرها. ومن أهم المؤثرات التي تتعرض لها الرسالة أثناء صياغتها:- 1. سوء الإدراك أو الفهم للمعلومات التي تتضمنها الرسالة. 2. عدم القدرة على انتقاء كلمات سهلة ومعبرة. 3. إفتقار الراسل إلى القدرة على تعزيز معنى الرسالة ببعض تعبيرات الوجه أو حركات الجسد. معوقات في وسيلة الإتصال:- تتسبب عدم مناسبة وسيلة الإتصال لمحتوى الرسالة، ولطبيعة الشخص المرسل إليه في فشل الإتصال في كثير من الأحيان، وعليه يجب أن يقوم الراسل بإنتقاء وسيلة الإتصال الشفوية أو المكتوبة المناسبة حتى يزيد من فاعلية الإتصال. ومن أهم المعوقات التي يمكن أن توجد في وسيلة الإتصال:- 1. إختيار وسيلة الإتصال التي لا تتناسب مع الموضوع محل الإتصال. 2. عدم ملاءمة وسيلة الإتصال للوقت المتاح للإتصال. 3. إختيار وسيلة الإتصال لا تتناسب مع الأفراد القائمين بالإتصال. 4. عدم إتباع الراسل للإجراءات الرسمية في إستخدام وسيلة الإتصال. 5. المساواة بين استخدام الوسائل المكتوبة وبين الوسائل الشفوية للإتصال. معوقات في المستقبل:- يقع المرسل إليه في الخطأ عند إستقباله للمعلومات التي يرسلها الراسل. وتتشابه الأخطاء التي يقع فيها المستقبل مع تلك الأخطاء التي يقع فيها الراسل. معوقات في بيئة الإتصال:- يقع أطراف الإتصال في أخطاء عديدة عندما يتغافلون بتأثير البيئة المحيطة بهم، والمحيطة بعملية الإتصال. وعدم الأخذ بعناصر البيئة وتأثيرها على الإتصال يجعل هذا الإتصال إما غير كامل أو مشوش. وسنعرض فيما يلي عناصر بيئة الإتصال والأخطاء الخاصة بها. 1. أحد أطراف الإتصال أو كلاهما على غير علم أو لا يفهم الأهداف المشتركة بينهما. 2. أحد أطراف الإتصال تتعارض أهدافه مع أهداف الطرف الآخر في الإتصال. 3. أحد أطراف الإتصال أو كلاهما لا يفهم وظيفة الطرف الآخر على خير وجه، فيكون الإتصال معيباً. 4. أحد الأطراف أو كلاهما لا يفهم الفوائد التي ستعود عليه من جراء الإتصال. 5. أحد الأطراف أو كلاهما لا يفهم العواقب السيئة التي ستصيبه أو تصيب الإدارة والآخرين من جراء سوء الإتصال. 6. عدم إتسام البيئة بالإبتكار والتعزيز ( من قبل الرؤساء ) يحبط عمليات الإتصال. 7. عدم إتسام البيئة بالعدالة والثقة ( من قبل رؤساء المنظمة ) يحبط عمليات الإتصال. 8. عدم توفير معلومات مرتدة عن مدى التقدم في الإتصال يحبطها. كفاءة الإتصال:- تتميز الإتصالات ذات الكفاءة العالية بالخصائص التالية بصفة عامة السرعة وتقديمها لمعلومات مرتدة وتسجيلها وتخصيصها على شخص معين وملائمة شكلها لموضوعها، بقائها في الذهن، تأثيرها على السلوك، وتكلفتها المنخفضة, فمدى السرعة أو البطء في نقل المعلومات قد يعود إلى الوسيلة المستخدمة. والوسائل الشفهية في الإتصال توفر حصول أطراف الإتصال على معلومات مرتدة تساعد على رد الفعل السليم وإتمام عمليات الإتصال بنجاح. وبعض وسائل الإتصال ممكن أن تحفظ في سجلات وملفات . وذلك مثل الخطابات والمذكرات والتقارير.

	بالإتصالات التنظيمية والإدارية يقصد بالإتصالات التنظيمية والإدارية تلك الوسائل التي تستخدمها الإدارة أو المديرون أو الأفراد العاملين بالإدارة لتوفير معلومات لباقي الأطراف الأخرى. وهي وسائل تخدم اغراض وأهداف الإدارة بصفة أساسية، كما أنها تسهل عمل المديرين والعاملين بالإدارة. هنا سنعرض سرد سريع لأنواع الإتصالات التنظيمية والإدارية. انواع الإتصالات التنظيمية والإدارية:- هناك تقسيمات عديدة لأنواع الإتصالات التنظيمية والإدارية، فمنها الرسمي وغير الرسمي، وأيضاً من اعلى لأسفل ومن أسفل لأعلى وغيرها. ونحن نقترح استخدام التقسيم التالي:- 1. إتصالات لنقل معلومات من الإدارة والمديرين إلى العاملين بشأن العمل، وهي بالطبع إتصالات من أعلى لأسفل. 2. إتصالات لنقل معلومات من العاملين والمديرين إلى الإدارة والمستويات الإدارية الأعلى بشأن التقدم في الإنجاز، ومشاكل التنفيذ وهي بالطبع إتصالات من أسفل لأعلى. 3. إتصالات لبناء شخصية متميزة للإدارة، ولخلق ولاء العاملين للإدارة. أولاً :- أنواع الإتصالات من الإدارة إلى العاملين:- تقوم الإدارة أو من يمثلها من مديرين بإعطاء توجيهات تمس العمل والسياسات وطرق التنفيذ. وعادة ما تكون هذه الإتصالات من أعلى لأسفل. ثانياً :إتصالات من العاملين إلى الإدارة:- ويقوم العاملون أو من ينوب عنهم من المشرفين بإبلاغ الإدارة أو المستويات الإدارية العليا بمدى التقدم في الإنجاز، ومشاكل العمل وغيرها، وعادة ما تكون مثل هذه الإتصالات من أسفل لأعلى. ثالثاً : إتصالات لتمييز شخصية الإدارة ورفع الولاء لها:- تقوم الإدارة بالعديد من الإجراءات والمهام، وتستخدم العديد من الأساليب التي يمكن من خلالها إعطاء شخصية مميزة وفريدة لأسلوب العمل والإدارة والعلاقات داخل الإدارة. وتسعى الإدارة بجانب ذلك إلى رفع ولاء العاملين وانتمائهم لها. أهم أنواع الإتصالات التنظيمية والإدارية:- تعتمد فعالية كثير من الإدارات على أنواع الإتصالات التنظيمية التي تستخدمها. إن استخدام الإدارة لأساليب متقدمة من الإتصالات الإدارية والتنظيمية يمكنه أن يسهم في تحقيق أهدافها، ذلك لأن هذه الأساليب تساعد على توفير تدفق فعال للمعلومات. وسنقوم هنا بعرض الأساليب الشائعة في الإتصالات التنظيمية والإدارية. أولاً: أنظمة الشكاوى:- تشجع الإدارات المتقدمة عامليها في التعبير عن شكواهم، وتساؤلاتهم ومشاكل عملهم، وبجانب هذا فإنها تضمن إعطائهم فرص كاملة وعادلة من الإستماع والمناقشة، كما تضمن إعطاءهم ردوداً على كل التساؤلات خلال وقت محدد في نظام رسمي للشكاوى. ثانياً: أنظمة المقابلات:- تقوم الشركات باستخدام المقابلات كوسيلة لأمتصاص مشاعر الغضب وكوسيلة لحل المشاكل. ومن أنظمة المقابلات ما يطلق عليها بجماعة المناقشة والناقشات المفتوحة. وسنركز حديثنا هنا على العوامل المؤثرة في المقابلات الشخصية، وهي تلك العوامل التي يمكنها أن تؤثر في نجاح أو فشل سير المقابلات:- · شكل أطراف المقابلة..المظهر وطريقة اللباس لها تأثير على حكم أحد أطراف المقابلة على الطرف الآخر. · إنتماء أطراف المقابلة..إن انتماء أحد الأطراف الى قبيلة أو جماعة معينة قد يؤثر في حكم أحد الأطراف على الطرف الآخر من المقابلة. · فكرة الشخص عن الطرف الآخر.. فوجود معلومات لدى أحد الأطراف عن الطرف الآخر مثل الصفات الشخصية أو القيم والدافع يمكنها أن تؤثر على سير المقابلة. · حركات الجسم.. طريقة الجلوس وحركات الأيدي، لها تأثير على المعاني المتداولة بين أطراف المقابلة. · تعبيرات الوجه..إن حركة الشفايف أو ما يطلق عليه لغة الوجه ذات تأثير على المعاني المتداولة بين أطراف المقابلة. · الصوت.. إن نبرة الصوت وارتفاعها، ودقة الوضوح فيها ودرجة العمق يمكنها أن تؤثر على المعاني المتداولة بين أطراف المقابلة. · اللغة..أن التحدث بلغة عامية أو فصحى ومدى سلامة الصياغات والعبارات ذات تأثير على الفهم. · قوة أطراف المقابلة..الثقة بالنفس تؤثر على طريقة أدارة الحوار. · ارتباك أطراف المقابلة..التوتر والإرتباك لدى أحد الأطراف يؤدي الى انتقاله الى الطرف الآخر. · الود بين أطراف المقابلة..إن التحية وعبارات الرد والإبتسام يمكنها أن تزيل كثيراً من التوترات، وتشعر الطرف الآخر بإمكانية التفاهم والوصول إلى نتائج مرضية. · الترتيب للجلسة ومكان المقابلة..ترتيب المقاعد ووضع المكتب وطريقة جلوس أطراف المقابلة تؤثر على المقابلات. · الإعلان عن موضوع المقابلة..ان معرفة او عدم معرفة موضوع المقابلة والإعلان عنه للطرف الآخر ذات تأثير كبير على تسهيل أو عرقلة المقابلة. · التخطيط المسبق للمقابلة..ان التخطيط المسبق للمقابلة يضيف شيئاً من الإنتظام وعدم العشوائية، كما أن ذلك يوفر كثيراً من الوقت، ويؤدي الى الوصول الى هدف المقابلة بسرعة

منقول

اشكر لك حسن اختيارك ونشاطك
لك تقديري وامتناني