المركز الصيفي اللجنة الإدارية

أنظمة ولوائح العمل بالمركز
أ- ادارة المركز :
-1- يشكل مدير المركز مجلسا لإدارة المركز يضم كلا من :
- مدير المركز رئيسا
- مشرف الأنشطه نائبــا
- أمين المركز مقررا
- مشرف اللجنة الثقافية عضوا
- مشرف اللجنة الاجتماعية عضوا
- مشرف اللجنة الرياضية عضوا
- مشرف اللجنة الاعلامية الفنية عضوا
- مشرف المرحلة الابتدائية عضوا

-2- يعقد المجلس اجتماعا عاديا كل اسبوع داخل المركز أو خارجه برئاسة مدير المركز أو نائبه ولمدير المركز عقد اجتماعا طارئا عند الحاجه في أي يوم من أيام الاسبوع.
-3- ينعقد المركز بحضور ثلثي أعضائه ويكون الرأي للأغلبية ويسقط حق المتخلف في التصويت وعند تساوي الأصوات يرجح مدير المركز.
-4-عند رغبة عضو المجلس في الاستئذان (أثناء الدوام الرسمي) أو التغيب يلزم إشعار مدير المركز ، وعلى العضو التأكد من إنهاء أعماله أو تكليفه لمن يقوم بذلك.
-5- عند غياب مدير المركز يمارس نائب المدير كافة الصلاحيات المخوله للمدير .
عند غياب أحد مشرفي اللجان يرأس اللجنه نائبه وعند غياب النائب يكلف المدير من يراه مناسبا.
-6- يكون المجلس لجان لإدارة الأنشطة كما في الهيكل الإداري بحيث تتكون كل لجنه من :مشرف ونائب له (متعاون) وطالبين متعاونين من طلبة المرحلة الجامعية.
ب- لجان النشاط :
-1- تعد كل لجنة من لجان النشاط قبل بداية المركز خطه لأنشطتها تتضمن مايلي :
-أ هداف نشاط اللجنة.
- وسائل تحقيق هذه الأهداف.
- المهام المناطه باللجنة.
-برنامجا تفصيليا لبرنامج اللجنه طوال أسابيع المركز.
- الخطابات والإستمارات والتقارير التي تحتاجها اللجنه.
-2- تعرض كل لجنة أنشطتها المقترحه على مجلس إدارة المركز وفي حالة اقرارها يبدأ العمل بها مع بداية المركز .
-3- يلزم جميع مشرفي اللجان العمل وفق الخطه المقرره ولا يعدل عنها إلا بعد موافقة مدير المركز ومشرف الأنشطة ، وللمدير الحق في عقد إجتماع لمجلس الإداره لمناقشة الأمر إن لزم ذلك.
-4- تعقد كل لجنة اجتماعا اسبوعيا برئاسة مشرف اللجنه أو نائبه لدراسة وضع اللجنه وكيفية سير برامجها ،كما تعقد اجتماعات دوريه مع مندوبي الأسر .
-5- تدون كل لجنة اسبوعيا ما قامت به من أنشطه في سجل البرامج المنفذه وتسلمه كل اسبوع لمشرف الأنشطه لحفظه ، وللجنة أن تعد تقارير مفصله عن بعض أنشطتها إن رأت ذلك.
-6- تقيم كل لجنه اسبوعيا أسر المركز من 100 درجه ويقدم التقييم لمشرف الأنشطه نهاية كل اسبوع.
جـ - تعليمات هامه للمشرفين :
- يبدأ الدوام الرسمي الساعه الخامسه عصرا وينتهي الساعه العاشره مساء ماعدا المشرف المكلف بالإشراف فيبدأ عمله الساعه 4.45 عصرا وينتهي الساعه 10.15 مساء.
-يجب الالتزام بالتوقيع فور الدخول للمركز وحال الخروج منه مع ضرورة ارتداء البطاقه الخاصه والتأكيد على أعضاء لجنته بارتداء البطاقات كذلك.
- لاينصرف أي مشرف إلا بعد إنهاء جميع مهامه وادخال جميع أدواته أو تكليفه لمن يقوم بذلك.
-اشعار مدير المركز في حال التأخر عن الحضور للمركز أو الغياب لعذر أو عند الرغبه في الخروج قبل نهاية الدوام.
- متابعة أعضاء اللجنة المكلفين بالعمل معه وضرورة ضبط العمل والإبداع فيه وإنهاء الأعمال المنوطةباللجنه أولا بأول.
- المشرف المكلف بالإشراف عليه قبل مغادرة المركز التأكد من ادخال جميع الأدوات الى أماكنها واطفاء الأنوار وخروج جميع الطلاب.
ملاحظات هامه :
-يتم العمل باللوائح المذكوره والهيكله المدرجه بعد موافقة النشاط المدرسي بادارة التعليم بالرياض.
-في حال عدم توفر مشرف للأنشطه يتولى مدير المركز ادارة الانشطه بنفسه وعندها يكون أمين المركز نائبا له.

مهام مدير المركز
- استقبال الموجهين والزوار 0
2- الاشراف على سير مناشط المركز من خلال متابعة مشرفي النشاط العاميين ومسئولي المراحل 0
3- متابعة المساعد الاداري في تنفيذ مهامه 0
4- مابعة المسئول المالي والاطلاع على وضع الميزانية نهاية كل اسبوع 0
5- تحديد المبالغ التي سوف تسلم لمسئولي المراحل ومشرفي النشاط العاميين بنسبة تتلائم مع طبيعة عمل كل مسئول ، وبشكل لايؤثر على الوضع المالي للمركز ، واعطاء اذونات صرف لها 0
6-الاطلاع على جميع التعاميم الواردة الى المركز 0
7- التوقيع على الاوراق المذيلة باسم مدير المركز 0( رحلات ، معسكرات ، زيارات ، 000الخ ) 0
8- ختم النشرات الثقافية والسابقات وغيرها بعد إجازتها من الشرف العام 0
9-توزيع الجوائز والدروع للمتميزين0
10-متابعة تنفيذ الشاركات الخارجية،والرد على التعاميم0
11-اجازة وإقرار الرحلات والمعسكرات لكل رحلة0
12-متابعة حضوروانصراف المشرفين العامين ومسئولي المراحل واعطاء الاذن بالغياب اوالانصراف المبكر0
13-متابعة عملية فتح المركز واغلاقه وتوزيع ذلك على المشرفين0
14-توزيع الاشراف اليومي داخل المركز على المشرفين

مهام المساعد الإداري
- صرف استمارات التسجيل ومن تم احالتها الى المرحلة المناسبة بعد تعبئتها 0
2- استلام التعاميم الواردة واحالتها الى من تخصه بعد عرضها على مدير المركز 0
3- تنظيم السجلات الادارية والملفات وفهرستها0
4- تسجيل الصادر والوارد 0
5- تعبئة التقرير الختامي للانشطة0
6- استلام تقارير النشاط من المشرفين العامين وحفظها في الملف الخاص بها 0
7- متابعة مندوب المركز والاتصال بادارة التعليم0
8-تنفيذ جميع الاعمال الادارية الاخرى التي يكلفه بها مدير المركز 0
9-كتابة الخطابات الصادرة من المركز 0
10- متابعة سجل حضور وانصراف المشرفين وتوقيعاتهم

مهام المشرف العام
( ثقافي –رياضي – اجتماعي – فني - كشفي
1-الاطلاع على خطط المراحل (ث0م)
2-الاشراف على تنفيذ هذه الخطط يومياً حسب البرنامج الخاص لكل رحلة 0
3-التنسيق بين الرحلتين ث/م في المناشط التي تتطلب ذلك مثل: كلمات الصلاة، الملاعب ، المعسكرات 000الخ0
4-الاطلاع على تقييم المناشط الخاصة بكل رحلة واجازتها قبل اعلانها0
5-الاشتراك في تقييم المناشط لكل رحلة ان امكن ذلك0
6-الاجتماع مع مشرفي النشاط في المرحلتين اسبوعياً0
7- حضور الاجتماع الاسبوعي لمشرف النشاط ومساعده بكل رحلة وابداء الرأي والمشورة 0
8-اجازة جميع الاوراق والنشرات الصادرة من المراحل قبل توزيعها والتأشير عليها ورفعها لمدير المركز لختمها 0
9-متابعة مشرفي الانشطة في المراحل في كتابة تقارير النشاط وحفظها عنده ورفع صورة منها لادارة المركز "المساعد الاداري"0
10-استلام التعاميم الواردة من ادارة التعليم والمتعلقة بنشاطه من ادارة المركز وتنفيذ ماتحتويه من طلب رد او استفسار0
11-الاشراف المباشر على المشاركات الخارجية للمركز 0
12-التنسيق مع ادارة المركز ومسئولي المراحل في كل مايستجد من قضايا تحتاج الى تنسيق0
13- المشرف العام مسؤول عن جميع البرامج المنفذة وله الحق التام في التدخل لالغاء او ايقاف أي منشط يخالف اهداف المركز0
14-تولي مهمة الصرف على النشاط ومشرفي النشاط في المراحل

محضر اجتماع إدارةالمركز

بيان بمصروفات المركز المالية اليومية

بيان بالمبالغ المالية المسلمة لمشرفي الانشطة ورواد الأسر

بيان فواتير المشتريات

خطاب طلب تبرع ودعم للمركز

سجل المعاملات الواردة الى المركز
نموذج دعاية ورقية 2

الجدول العام للنشاط نموذج 3
استمارة تسجيل عضو

الجدول العام للنشاط نموذج 1
الجدول العام للنشاط نموذج 2

سجل التردد اليومي
تقرير نشاط

سجل التسجيل بالمركز
جدول توزيع الأنشطة والمشرفين عليها

نموذج خطاب تقرير نشاط
بيان بواردات المركز المالية اليومية