تعلم كيف تفوض Know How To
Delegate
ماذا يعنى التفويض ؟
تتمثل الاستراتيجية الثانية فى الإدارة الجيدة للوقت فى إتقان فن التفويض، فماذا يعنى التفويض ؟
يعنى التفويض النقل المؤقت للصلاحيات من شخص فى مستوى إدارى معين إلى شخص آخر فى مستوى إدارى أدنى.
ويرتبط بمفهوم تفويض السلطة ثلاثة اعتبارات رئيسية هى :
• عندما يقبل الطرف الثانى التفويض فإنه يلتزم بأداء الواجبات التى يكلفها به رئيسه، ويمارس الصلاحيات اللازمة لأدائها، ويصبح مسئولاً أمام رئيسه عما يقوم به من أعمال.
• أن تخلى الطرف الأول عن صلاحيات القيام ببعض المهام أو الأنشطة لا يعنى تخليه عن المسئولية عنها، ومن ثم فإن تفويض السلطة لا يعنى تفويض المسئولية.
• أن لصاحب السلطة الأصلى الحق فى استردادها فى أى وقت، وذلك إما لفشل الطرف الثانى فى القيام بالمهام التى استندت إليه على الوجه المرغوب، وإما لانتفاء الغرض من عملية التفويض، فتفويض السلطة فى نهاية الأمر يعنى التخلى المؤقت عن بعض الصلاحيات.
خمسة أسئلة رئيسية لضمان التفويض الفعال
السؤال الأول : لماذا التفويض ؟•
الإجابة :
• تفرغ المسئول للقضايا الهامة.
• إدخار الوقت لأنشطة التخطيط.
• التوزيع العادل لعبء العمل.
• سرعة اتخاذ القرارات وحل المشكلات.
• زيادة جودة اتخاذ القرارات.
• توفير فرص تنمية مهارات المرءوسين.
• رفع الروح المعنوية للمرءوسين.
• تنمية روح المشاركة والعمل الجماعى.
السؤال الثانى : ما الذى يجب تفويضه ؟
• الإجابة :
• المهام ذات الأولوية المحدودة (ج ، ب).
• المهام الروتينية التى تستغرق وقتاً طويلاً نسبياً.
• المهام التى تساعد على تنمية المرءوسين.
• المهام التى يمكن للمرءوسين القيام بها بشكل أفضل.
• المهام ذات العلاقة بالمسار الوظيفى للمرءوسين.
السؤال الثالث : لمن يجب التفويض ؟
• الإجابة :
• الفرد الذى يمتلك القدرة على أداء المهام موضع التفويض.
• الفرد الذى يتوافر لديه الرغبة فى أداء المهام موضع التفويض.
• الفرد الذى يمتلك السمات الشخصية لتحقيق النتائج المتوقعة من وراء التفويض.
• يجب توخى الحذر والموضوعية فى اختيار الأشخاص الذين تسند إليهم المهام والصلاحيات موضع التفويض.
• من المهم معرفة نقاط القوة والضعف لدى المرءوسين.
السؤال الرابع : كيف يمكن التفويض ؟•
الإجابة :
• التحديد الدقيق للمهام المراد تفويضها.
• تعريف المرءوسين بكيفية الأداء الفعال لهذه المهام.
• تزويد المرءوس بالسلطات اللازمة لأداء المهام المفوضة.
• وضع معايير أو توقعات لمستويات الأداء المرغوبة.
السؤال الخامس : ما هى ضمانات التفويض الفعال؟
• الإجابة :
• التعرف على نقاط القوة والضعف فى المرءوسين.
• إظهار الثقة فى المرءوس وقدرته على إنجاز المهام الجيدة.
• مقاومة الشعور بأنك ستحصل على أفضل النتائج بالتفويض.
• ممارسة مزيد من الضغط عند الحاجة.
• المتابعة المستمرة لاستخدام المرءوس للصلاحيات والتعرف على مستويات الأداء.
• إظهار الاستعداد لتقديم المساعدة للمرءوس عند الحاجة.
• المكافأة عن الاستخدام المميز للتفويض.
• إظهار القدرة على استرجاع الصلاحيات عند الحاجة.
تعرف على مهاراتك التفويضية :
للتعرف على مهاراتك فى ممارسة التفويض راجع التمرين الذى يحمل هذا العنوان فى نهاية هذه الوحدة، واستخلص منه خطة عمل تنفيذية Action Plane لتطوير قدراتك فى هذا المجال الحيوى حتى ترفع من قدرتك على إدارة واستغلال وقتك عملك.
تعلم كيف تدير الاجتماعات بفاعلية مع أعضاء فريقك
الاجتماعات سلاح ذو حدين، حيث تساعد الإدارة الفعالة للاجتماعات فى تحقيق العديد من المزايا مثل تبادل الخبرات وتوفير الرؤية المشتركة وتنمية العلاقات الشخصية وسرعة تنفيذ القرارت. فى المقابل، تؤدى الإدارة غير الفعالة للاجتماعات إلى إهدار الوقت وضعف جودة القرارات وبطء التنفيذ، بالإضافة إلى ارتفاع التكلفة.
مظاهر الاجتماعات الفعالة :
• وجود حاجة إلى الاجتماع من حيث المبدأ.
• الإعداد والتحضير المسبق للاجتماع.
• وضوح الهدف من الاجتماع.
• وجود جدول أعمال وإطار زمنى للموضوعات.
• بدأ الاجتماع فى الوقت المحدد.
• عدم الانحراف عن موضوع الاجتماع.
• القيادة الفعالة للجلسة.
• المشاركة الايجابية للأعضاء.
• التعامل مع الأنماط السلبية من السلوك.
• التوصل إلى نتائج محددة.
• التقيد بجدول الاجتماع.
• إنهاء الاجتماع فى الوقت المحدد.
بعض الإرشادات فى الإدارة الجيدة للوقت
إضافة إلى الاستراتيجيات السبع الرئيسية التى تم تناولها على الصفحات السابقة، توجد بعض الإرشادات الأخرى أو النصائح التى يمكن أن تساهم فى التقدم نحو إدارة أفضل للوقت، ويمكن تلخيص هذه الإرشادات فيما يلى:
• صمم قوائم بالأشياء الضرورية المطلوبة إنجازها وفقاً لأساس يومى.
• استخدم الأوقات الصباحية فى إنجاز المهام الرئيسية.
• حدد الأهداف بوضوح وبين تاريخ إنجاز كل هدف.
• استخدم قائمة الأولويات To Do.
• قم بتنفيذ المهام الرئيسية والعاجلة أولاً ثم حاول تفويض النوعيات الأخرى من المهام للآخرين.
• تجنب التأجيل أو تأخير عمل اليوم إلى الغد.
• قم بإنجاز المهام الهامة غير المحببة إليك أولاً.
• حدد مضيعات وقتك حاول التخلص منها.
• ركز على مهمة واحدة وليس أكثر من مهمة فى وقت واحد.
• ركز على المهام ذات القيمة المضافة المرتفعة.
• استخدم المكاتبات الإلكترونية كلما أمكنك ذلك.
• حدد مواعيد واقعية لإنجاز المهام.
• أجمع معاً المتشابهة حتى تحافظ على استمرارية واتساق الفكر والحالة المزاجية.
• تحكم فى مقاطعات الزائرين فى الفترات الحرجة.
• خصص وقتاً للأزمات غير المتوقعة.
ملاحظه :-
يوجد عدد من الاستبيانات على شكل جداول . لم استطع وضعها بالمنتدى والمحافظة على شكلها ... لازالت المحاولات مستمرة .
ونكمل ان شاء الله
ابو بدر