إعداد جدول زمني…..Gantt Chart

ما هي خريطة الجدول الزمني أو خريطة جانت أو Gantt Chart؟
خَريطة الجدول الزمني هي عبارة عن رَسم بياني يوضح الجدول الزمني لعمل ما مثل مشروع إنشائي أو عملية صيانة أو عملية تطوير أو مشروع تطوير وتصنيع وتسويق مُنتج جديد. هذه الخريطة تَستخدم الخطوط العرضية Bars لتُوضح الزمن الذي تستغرقه كل خطوة من خطوات المشروع ومتى تبدأ ومتى تنتهي. وبالتالي فهذه الخريطة تساعدنا على التخطيط للمشروع وعلى نقل هذا التخطيط لمديرينا وزملائنا وكل من له علاقة بالمشروع. هذه الخريطة تُعتبر وسيلة جيدة جدا في متابعة تَطور الأعمال وعرض هذه المتابعة بشكل يسهل استعابه بسرعة. فيمكننا ان نستخدم خطوطا أفقية أخرى لتحديد الوقت الفعلي لتنفيذ الأعمال بمعنى أن الخريطة يظهر عليها الزمن المخطط والفعلي
هذه الخريطة منسوبة إلى Henery Gantt والذي ابتدعها في عام 1917 ومازالت مستخدمة حتى الآن بل هي أشهر وسيلة مستخدمة في عرض الجداول الزمنية

ما أهمية إعداد جدول زمني؟

دعنا نسأل السؤال بطريقة أخرى: وماذا لو لم نُعد جدول زمني للمشروع؟ إذن لا يعلم أحدٌ متي ينتهي المشروع ولا يُمكننا توقع الخطوات التي تؤثر على انتهاء المشروع بسرعة ولا يمكننا تمييز الخطوات التي يمكننا القيام بها في آنٍ واحد ولا يمكننا تنظيم مواردنا ولا يمكن للعاملين في المشروع من معرفة متى يأتي دَورُهم في المشروع ولايمكن للمشاريع الأخرى تَنسيق أعمالها مع هذا المشروع

الجدول الزمني يجعلنا نخطط للمشروع بشكل جيد إذ أنه يوضح لنا الموارد المطلوبة وكيفية استغلالها ويساعدنا على تقليل زمن التنفيذ عن طريق تنفيذ بعض الخطوات بشكل متواز أو عن طريق بدء بعض الخطوات في مرحلة مبكرة. كذلك فإن الجدول الزمني هو وسيلة للتنسيق مع كافة الأطراف المشاركة والمتأثرة بالمشروع أو خطواته

افترض أننا سنقوم بعملية تركيب ماكينة جديدة. وافترض أننا لم نعد جدول زمني. كيف ستسير الأمور؟ لن نستطيع أن نقول أننا نعمل بمعدل جيد لأنه لا توجد أي خطة مُسبَّقة. عندما نحتاج لمسئولي التركيبات الميكانيكية سنُفاجئهم بالطلب وقد يكونون غير مستعدين وكذلك الحال عندما نحتاج مسئولي التركيبات الكهربية ومسئولي التشغيل وهكذا. قد يكون من الممكن أن نقوم ببعض الاعمال الكهربية والميكانيكية بشكل متوازٍ لضغط الوقت ولكننا لن ننتبه لذلك. قد نُفاجأ في وقت متأخر أن عملية ما لم يتم إجراؤها سوف تتسببب في تعطيل كل شيء مع أنه كان يمكن تنفيذها في أي وقت سابق. كذلك فإن تنسيق استخدام الموارد (مثل أدوات النقل أو الحمل أو أجهزة الحاسوب….) بين الأعمال المختلفة سيكون مشكلة كبيرة.
إن كان ولابد من إعداد جدول زمني فلماذا خريطة جانتGantt Chart؟ ألا يكفي أن نكتب كل شيء في جدول؟ إن خريطة الجدول الزمني سهلة الفهم وقراءتها أيسر بكثير من قراءة جدول به بعص المواعيد والأزمنة. ولذلك فهي شائعة الاستخدام منذ زمن بعيد. لاحظ أن إعداد خريطة الجدول الزمني لا يتطلب وقتاً كبيرا في رسمها لأن برامج الحاسوب تجعل هذا يسيرا بل ولو رسمت باليد فإنها لا تأخذ وقتا كبيرا
كيف تقوم بإعداد جدول زمني؟
لنبدأ بجدول زمني بسيط:
اكتب اسم المشروع أو العملية أعلى الصفحة مع اسم الجهة المصدرة للجدول وتارخ الإصدار

ارسم جدولا مكونا من عمود صغير إلى اليمين والآخر بباقي عرض الصفحة

دَوِّن الأعمال في العمود الأيمن

ضَع مقياسا للزمن أعلى العمود الأيسر

ارسم خطا أو مستطيلا يوضح زمن تنفيذ كل خطوة من الخطوات

ملحوظة: جميع الأمثلة المذكورة لا تمثل خطوات نموذجية لعمل ما ولكنها مجرد أمثلة لتوضيح طريقة إعداد خريطة جدول زمني

بعد التنفيذ يمكننا أن نوضح الزمن الفعلي للتنفيذ مقارنة بالمخطط كما بالشكل ادناه

انظر إلى المثال التالي الذي يوضح جدول تدريب مجموعات العاملين وكذلك المشرفين على مدار عدة أسابيع. لاحظ سهولة فهم مواعيد التدريب

انظر إلى المثال التالي الذي يوضح الجدول الزمني لأعمال افتتاح مركز للحاسوب. هذا المثال يوضح كيف أمكن تقسيم الاعمال إلى عدة مجموعات وكيفية توضيح الجدول الإجمالي لكل مجموعة باللون الأزرق

يُمكنك أن تضيف بعض الأعمدة التوضيحية للجدول الزمني مثل رقم مسلسل في أقصى اليمين، واسم المسئول عن كل عمل في عمود تالي لعمود الأعمال. كذلك يمكنك إضافة ملاحظات أسفل الجدول حسب الحاجة. يمكننا أن نستخدم أحد البرامج شائعة الاستخدام مثل ميكروسوفت وورد MSWord أو إكسل Excel أو أحد البرامج المتقدمة مثل ميكروسوفت بروجكت MSProject أو غيرها لإعداد خريطة جانت
من المهم أن يتم إعداد الجدول الزمني بناء على أفضل التوقعات للأوقات التي تستغرقها كل خطوة وكذلك التسلسل اللازم للخطوات. هذا يعني أن يتم اسشارة كل الأطراف المشاركة في المشروع. أحيانا يحاول المديرون فرض جدول زمني أقصر مما هو متوقع لتحفيز العاملين على الوصول إلى نتائج أفضل. هذا قد يكون مفيدا إن كان هذا التخفيض في مدة التنفيذ عن وعي بظروف العمل. لاحظ أن الجدول الزمني القصير جدا يجعل العاملين يفقدون الأمل في تحقيقه ولذلك فقد يعملون ببطء شديد لأنهم على أي حال مُلامون وإما أن يحاولوا تحقيق الجدول الزمني على حساب جودة العمل. لذلك فإنه ينبغي أن يكون تقدير الزمن المتوقع على أساس الخبرة السابقة ورأي المختصين
ماذا بعد إعداد الجدول الزمني؟
أحيانا يتم إعداد جدول زمني لكي يكون هناك جدول زمني أي أن الموضوع يتم كاستكمال أوراق رسمية وليس عن قَناعة وفهم لقيمة وجود جدول زمني. لابد أن يتم إعداد الجدول الزمني بعناية وباتفاق الأطراف المشاركة في العمل. ثم بعد ذلك يتم متابعة تنفيذ الجدول الزمني وتُحاول جميع الأطراف الالتزام به ويقوم المديرون بالمتابعة وتحديد أسباب أي حيود عن الجدول الزمني الموضوع وذلك بشكل دوري أثناء عملية التنفيذ. بعد الانتهاء من العمل يتم تقييم عملية التنفيذ بالكامل والمشاكل التي أدت لتأخر التنفيذ إن كان هناك تأخير ويتم حفظ هذه المعلومات للاستفادة منها في المرات القادمة. كذلك فإنه من خلال متابعة التنفيذ فإننا قد نجد أن تنفيذ خطوتين في وقت واحد قد تسبب في تعطيل العمل أو العكس. كذلك قد نلاحظ أن بعض الخطوات يمكن الاستغناء عنها وذلك بإجرائها مسبقا مثل أن يتم تجميع بعض الأجزاء ويتم استبدال المجموعة بدلا من استبدال كل جزء على حدة أو أن يتم شراء أدوات تساعدنا على أداء العمل بسرعة
وكيف لي أن أعرف الزمن الذي سيستغرقه عمل أقوم به لأول مرة؟
الجدول الزمني عبارة عن تقدير للزمن الذي تستغرقه كل خطوة من خطوات العمل. فهي عملية تقديرية تهدف لتنظيم ومتابعة العمل ولكنها تَحتمل الخطأ. أنت عندما تستقيظ في الصباح وتُقرر ارتداء ملابس ثقيلة أو خفيفة فإنك تقدر حالة الطقس في ذلك اليوم. هل تستطيع معرفة الطقس تحديدا؟ بالطبع لا ولكنك تستخدم أحسن تقدير بناء على حالة الطقس قبل خروجك وربما بناء على النشرة الجوية التي تحتمل الخطأ أيضا. فكذلك الجدول الزمني نحاول الوصول فيه لأحسن تقدير. حتى وإن كان العمل يتم لأول مرة فلاشك أنه يمكننا بناءً على تشابه العمل مع أعمال أخرى وبناء على فهمنا للعمل أن نعطي تقديرا جيدا في معظم الأوقات
في المشاريع الصغيرة التي تقوم بها جهة واحدة كإصلاح عطل كهربي أو تعيين موظفين جدد فقد يكون بإمكان شخص واحد تقدير الأوقات اللازمة لكل خطوة. أما في المشاريع التي يشترك فيها أكثر من جهة أو تخصص فينبغي استشارة الجهات المختصة في تقدير الأوقات اللازمة لكل خطوة من الخطوات التي يقومون بها خاصة إذا كانت هذه الخطوات ليس لها جداول زمنية في مشاريع سابقة. لاحظ أننا نهدف بالجدول الزمني إلى تنسيق العمل ولا نهدف إلى فرض جدول زمني لا علاقة له بالواقع مما يتسبب في تعطيل العمل وإصابة جو العمل بالتوتُّر
عليَّ أن أفترض أوقاتاً طويلة لكل خطوة لكي أظهر في النهاية وكأنني قمت بإنجاز العمل في وقت قياسي!!!
هذه أحد آفات إعداد الجدول الزمني وهو أن يزعم المسئول عن العمل أو عن خطوة فيه أنه يحتاج ضِعف أو أَضعاف الوقت الذي يعتقد هو أنه يحتاجه فعلاً بمعنى أن يَزعم أنه يحتاج عَشر ساعات بينما هو يعلم أنه يحتاج من ساعتين إلى أربع ساعات. الهدف من ذلك أن يَضمن أنه في جميع الأحوال سوف يقوم بالعمل في وقت أقل من المخطط وبذلك يكون مَشكورا في كل الأحيان. هذا إخلال بالأمانة. فأنت عندما تسأل عن الوقت الذي تحتاجه فإنك لابد وأن تكون صادقاً. لاحظ أن الكذب في خريطة جانت أو الجدول الزمني هو كأي كذب. إما أن تكون صادقا أو أن تكون كاذبا
المتابعة الجيدة لتنفيذ الجدول الزمني قد تُبين الحالات التي يبالغ فيها المسئول عن العمل. كذلك فإننا عندما نحتفظ بالجداول الزمنية المخططة والفعلية بحيث يتم الرجوع إليها عند القيام بأعمال مماثلة فإننا نستطيع أن نَعتبر أن زمن التنفيذ الفعلي في المرة السابقة هو المخطط في المرة القادمة. بذلك نتغلب بشكل ما على المبالغة في تقدير الزمن
من الدوافع للكذب في إعداد الجداول الزمنية أن يُلام المسئول عن العمل عن أي تأخير بدون تقدير لظروف العمل التي أدت إلى التأخير. يجب على المديرين إدراك أن هذا لا يدفعه إلى إتقان عمله في المرة القادمة ولكنه يدفعه لتجنب اللوم بأي طريقة
الجداول الزمنية تحتاج وقتا لإعدادها. أليس من الأفضل توفير هذا الوقت وهذا المجهود؟
نعم الجداول الزمنية تستهلك وقتا ومجهودا ولكن الفائدة منها أكبر بكثير من المجهود المبذول في إعدادها. لاحظ قيمة الوقت الذي يضيع أثناء تنفيذ العمل نتيجة سوء التخطيط أو سوء التنسيق. غالبا ما يكون أي تأخير في التنفيذ له قيمة مادية عالية مثل توقف الإنتاج أو تأخر ظهور المنتج الجديد للسوق أو وجود غرامات تأخير وغير ذلك
متى لا يكون من المفيد إعداد جدول زمني؟
عندما يكون الأمر بسيطا وغير متعلق بأفراد كثيرة وليس أمرا ذي بال مثل أن تقوم بكتابة خطاب. ولكن قد يكون الامر متعلق بشخص واحد ولا يهتم به غيره ومع ذلك يكون من المفيد أن يقوم بإعداد جدول زمني. لماذا؟ لأن هذا يساعده على متابعة نفسه في التنفيذ ومعرفة الموارد المطلوبة للتنفيذ. مثال ذلك أن تقرر أن تقوم بتنفيذ عمل ما على مدار عدة سنوات أو عدة أشهر كأن تقوم بتطوير مهاراتك في شيء ما أو تقوم بالإعداد للزواج أو تقوم بالتجهيز لمشروعك الخاص أو تقوم بمشروع دراسي. الجدول الزمني في هذه الحالة يُشجعك على تنفيذ خطتنك والوصول إلى هدفك ويساعدك في الإعداد لكل شيء.
أليس من الأفضل أن أُخفي الجدول الزمني عن المرؤوسين لكي يظلوا متحفزين؟
بعض المديرين يتصور أن عليه أن يُخبر المرؤوسين دائما بأنهم متأخرين في التنفيذ لكي يكونوا دائما متحفزين. هذا أسلوب غير سليم. بالطبع هذا لا يخلو من الكذب عليهم وهذا أمر مرفوض في جميع الاحوال. كما وأنه لا يُشعر العاملين بالمشاركة الحقيقية ويجعلهم يفقدون الثقة في المدير. وبالطبع ينكشف الامر لهم ويجعلهم ذلك لا يستجيبون لطلب المدير لهم بالاجتهاد لتنفيذ العمل في وقت أقل
لا تخاطر بأمان العاملين لكي تلتزم بالجدول الزمني!
كثيرا ما يقوم العاملون والمديرون بالتنازل عن احتياطات الأمان لكي يتم انهاء العمل في أقل مدة زمنية. هذا أمر خاطئ تماما لأن أي خسائر مادية لتأخر العمل لن تُساوي فقد أصبع أو يد أو ساق أحد العاملين. عليك أن تُصر على الالتزام بمبادئ الأمان الصناعي وأن تأخذها في الحُسبان عند إعداد الجدول الزمني. حتى وإن تسببت هذه الاحتياطات في تأخير التنفيذ فلابد من الالتزام بها. هذا لا يعني افتعال مشكلات غير حقيقية ولكن المطلوب هو الالتزام بالمبادئ المعروفة للأمان الصناعي والصحة المهنية. بالإضافة لذلك فإن عدم الالتزام بمبادئ الأمان قد يؤدي إلى إصابات وحوادث ينتج عنها تأخر العمل كثيرا. وكذلك قد تحدث بعض الحوادث التي ينتج عنها تلف للآلات أو المواد مما يؤدي إلى تأخر التنفيذ.

الكاتب: سامح محمد ماجستير في إدارة الأعمال

هاشم يعطيك العافيه على الطرح الجميل والموضوع المميز
سلمت يدينك على هذا التيمز والرائع
تقبلو خالص الموده والمحبه
هبووب الجنووب