كتابة التقارير والأبحاث- عرض البيانات والنتائج

التقارير والأبحاث الفنية غالباً ما تشتمل علي جداول أو منحنيات أو رسومات تخطيطية أو صور فوتوغرافية والتي تهدف لعرض بيانات أو نتائج أو شرح موضوع ما من مواضيع التقرير. نناقش هنا أنواع هذه الأشكال والجداول والأمور التي يجب مراعاتها ويجب تجنبها عند إعداد هذه الأشكال التوضيحية
أنواع الأشكال التوضيحية والجداول
الجداول: الجداول تسمح بعرض بيانات أو خطوات عمل بشكل منظم يسهل تتبعه ويسهل الوصول إلى البيانات منه بسرعة ويسر. لا ينحصر استخدام الجداول في عرض الأرقام فقط وإنما يُمكن استخدامها لعرض معلومات مكتوبة مثل أن تستخدم جدول لمقارنة تعريفات مختلفة لبعض المصطلحات أو لعرض أحداث حسب ترتيبها الزمني أو لتوضيح الأسئلة التي استخدمت في استقصاء لقياس متغيرات محددة
الرسومات البيانية: الرسومات البيانية تتميز بتيسير استنتاج معلومات من البيانات المعروضة مثل اتجاه الزيادة أو النقصان أو علاقة متغير بآخر عند استخدام الرسومات الخطية أو الوزن النسبي لكل عنصر من العناصر عند استخدام الرسومات القطاعية (الدائرية) أو الفرق بين نتائج مرحلة ومرحلة عند استخدام الرسومات على شكل أعمدة. الرسومات البيانية ليست بديلا عن الجداول في جميع الأحوال فيُمكننا عرض كَم كبير من البيانات في جدول واحد ولكن قد نجد صعوبة في توضيح تلك البيانات على رسم بياني واحد وكذلك فإننا أحياناً قد لا نهتم باتجاه تغير البيانات ولكن نهتم بمعرفة قيمتها
الرسومات التخطيطية: الرسومات التخطيطية تُستخدم لتوضيح جهاز أو كائن أو شيء ما مرتبط بموضوع التقرير. الرسومات التخطيطية تُعطينا الفرصة لتوضيح طريقة عمل الجهاز أو أجزاء الماكينة أو خطوات العملية الإنتاجية أو الإدارية بطريقة مُبسطة بحيث يحتوي الرسم التخطيطي على العناصر الأساسية فقط
الصور الرقمية او الفوتوغرافية: الصور الرقمية أو الفوتوغرافية تستخدم لتوضيح الأمور التي لا يمكن توضيحها بالرسومات التخطيطية أو بالشرح. فالصور قد تستخدم لتوضيح حالة المريض قبل وبعد العلاج أو شكل العينة قبل وبعد المعالجة. بالطبع يمكن أن تشرح حالة المريض بدون صورة ولكن الصورة توضح الأمر عند الحديث عن لون البشرة أو وجود حبوب على الوجه. كذلك فإن الصور يكون لها أهمية في عمليات الدعاية فأنت قد تشتري سيارة لإعجابك بصورة السيارة ولكن الرسم التخطيطي للسيارة قد يعطيك فكرة عن تصميميها ولكنه لا يُغني عن الصورة في هذه الحالة
الأمور التي يجب مراعاتها في الأشكال التوضيحية والجداول
أمور عامة
أ- احرص على أن يحتوي الشكل على البيانات التي تُمَكِّن من قراءته أو فهمه بدون الحاجة للرجوع إلى جزء من أجزاء التقرير. افترض أنك تقرأ تقريرا وبه رسم تخطيطي ولكي تفهم معنى الرموز المذكورة في الرسم تحتاج أن تبحث عنها في وسط الشرح في التقرير وقد تجد الشكل في صفحة والشرح في صفحة أخرى وبالتالي تنظر على الرسم ثم تَقلب الصفحة لتقرأ الشرح ثم تعود مرة أخرى للشكل وهكذا. بالطبع هذا ليس الأسلوب الأمثل. لذلك ينبغي أن يكون مُسمَّى الشكل أو الجدول واضحاً ومكتوباً أعلى أو أدنى أو بجوار الشكل أو الجدول. وكذلك يجب أن تكون وحدات القياس موضحة في الجدول أو الشكل. في حالة الرسومات التخطيطية فلابد من كتابة مفتاح الشكل أو الرسم مثل أن “أ” تعني كذا و”ب” تعني كذا و”ت” تعني كذا. في حالة استخدام مقياس رسم فيتم توضيحه في الرسم وفي حالة الرسومات البيانية لابد من كتابة اسم المحاور
ب- شرح الجدول أو الشكل في التقرير يكون سابقاً للجدول أو الشكل حتى لا يتفاجأ القارئ بجدول أو لا علاقة له بالفقرة السابقة له في التقرير أو البحث. لاحظ أن شرح الجدول او الشكل قد يوضح كيفية حساب او قياس بعض البيانات في الجدول او الرسم البياني وقد يوضح ما يمكن ان نستنتجه من تلك الأرقام او الرسومات وقد يوضح طريقة عمل الجهاز الموضح بالشكل او ما يلاحظ في الصور الرقمية او الفوتوغرافية. في جميع الأحوال ينبغي على كاتب التقرير أن يشرح الشكل أو الجدول أو الصورة حسب الغرض منها و لايكتفي بملاحظة القارئ
ت- إذا كانت البيانات أو بعضها قد تم الحصول عليه من مصدر ما مثل تقارير دولية أو بحث سابق فيتم توضيح ذلك بجوار أو أسفل الشكل أو الجدول
ث- تجنب التعقيد ووضع بيانات أو أشكال او تفاصيل لا فائدة منها
ج- كن أميناً في عرض البيانات فلا تحاول استخدام رسومات بيانية تعرض البيانات بطريقة تُضلل القارئ ولا تحاول عرض بعض البيانات التي تدعم وجهة نظرك وتُخفي تلك التي تُضعف رأيك. لا تتعمد تقريب الأرقام لإخفاء معلومات ما. هذا بالطبع ناهيك عن أن تُغير الأرقام نفسها فهذا يُعتبر إخلال بالأمانة
الجداول
أ- ينبغي ترتيب الصفوف والأعمدة في الجدول بما يخدم الفكرة أو الحقيقية التي تريد توضيحها. فمثلا إذا كان الجدول يُوضح نأثير كل سبب من أعطال الماكينات على توقف المُعدات فقد يكون الترتيب التنازلي للتوقفات مناسبا لأنه يُظهر الأسباب الأهم في الصفوف الأولى
ب- الأرقام ينبغي أن تُكتب بالدقة المناسبة لطبيعة الأرقام وطبيعة التقرير بمعنى أن يتم تقريب الأرقام للرقم العشري المناسب فلا يتم كتابة الأرقام لثالث رقم عشري بدون داعٍ ولايتم إهمالها في حالة الحاجة إليها. ينبغي أن يتم اتباع سياسية واحدة في تقريب أرقام المقياس الواحد بمعنى أننا لو ذكرنا طول المُنتج لعدد خمسة عشر قطعة فعلينا أن نكتب طول كل قطعة مقربا لنفس العدد من الأرقام العشرية فلا نكتب أحد الأطوال لثاني رقم عشري والآخر بدون أرقام عشرية. في حالة التقريب لعدد من الأرقام العشرية فإنه ينبغي كتابتها حتى لو كانت صفرا. في بعض الاحيان قد يكون من المناسب كتابة الأرقام بالآلاف او الملايين وذلك حين تكون الأرقام كلها كبيرة أي بالآلاف أو الملايين او البلايين وينبغي توضيح ذلك بشكل واضح في تلك الحالة
ت- حاول استخدام شكل موحد في كتابة عناوين الجداول وعناوين الأعمدة من حيث شكل الخط وحجمه في التقرير الواحد او البحث الواحد
ث- إن كان من الممكن تجميع أكثر من جدول في جدول واحد فافعل مالم يتعارض مع ترتيب التقرير. فمثلا يمكن دمج جدولين أحدهما يوضح أعمار وتخصصات العملاء الذين ردوا على استبيان خدمة العملاء والجدول الآخر الذي يوضح الحالة الاجتماعية والدخل لنفس العينة
الرسومات البيانية والتخطيطية
أ- حاول أن تستخدم رسومات تخطيطية مبسطة بحيث تحتوي على التفاصيل الضرورية فقط. فلا تستخدم رسومات تفصيلية طالما أن التفاصيل لا علاقة لها بموضوع التقرير
ب- ينبغي مراعاة أن التقرير قد يتم تصويره بالألوان الأبيض والأسود فلا تستخدم ألوان يصعب تمييزها في حالة التصوير بالأبيض والأسود
ت- الأشكال البيانية هي وسيلة جيدة في أحيانٍ كثيرة لعرض البيانات ولكن يجب أن تستخدم بطريقة جيدة. الأشكال البيانية تستخدم لعرض البيانات بطريقة سهلة وليس الهدف منها تزيين التقرير. وبالتالي فالشكل البياني الذي يوضح البيانات بطريقة جيدة هو الشكل المناسب. فمثلا معظم الأشكال البيانية ذات الثلاثة أبعاد لا تضيف شيئا لأنها في الواقع ذات بعدين إذ إن البعد الثالث لا يعبر عن أي شيء. بالإضافة إلى ذلك فإن تدوير الشكل بزاوية ما يجعل إحساس القارئ بالبيانات مختلف. لذلك لا يُنصح باستخدام الأشكال الدائرية ذات ثلاثة أبعاد وكذلك الأعمدة ذات ثلاثة أبعاد والتي عادة ما تكون متاحة في برامج مثل إكسل
ث- استخدم الرسم البياني المناسب لما تريد توضيحه وتَجنَب استخدام الرسومات البيانية التي لا تٌضيف شيئاً فالرسم البياني غاية وليس وسيلة. قد يكون من المعلوم لديك ان قرَّاء التقرير -العاملين في الشركة مثلا- لا يفهمون نوعاً ما من أنواع الرسومات البيانية فيكون من الأفضل ان تتجنب استخدامه
ث- مقياس الرسم لمحاور الأشكال البيانية لابد أن يكون مناسبا بحيث يكون الرسم البياني معبرا. احرص على ألا تستخدم مقياس رسم يجعل الرسم البياني يخفى التغير الحادث في البيانات من فترة لأخرى أو العكس
ج- طول محاور الأشكال البيانية لابد أن يكون مناسباً للشكل البياني فلا تجعل المحور الأفقي يعبر عن السنوات من 2001 إلى 2010 بينما نحن في 2007. ولا تجعل المحور الذي يُعبر عن درجة الحرارة من صفر إلى مائتين بينما بعض القياسات تجاوزت المائتين
ح- إن استخدمت خطوط الشبكة -وهي الخطوط الطولية والعرضية التي تظهر خلف الرسم البياني- فاستخدمها بحيث يستطيع القارئ معرفة قيم نقاط الرسم بالتقريب. لا تجعل هذه الخطوط كثيرة جدا أو سميكة بحيث تجعل الرسم يبدو مزعجا أو تطغى على خطوط الرسم البياني
الصور الرقمية والفوتوغرافية
أ- حاول أن تجعل الصورة واضحة
ب- تجنب الصور المُعقدة ما أمكن
ت- قد يكون من المناسب احيانا أن توضح الجزء الهام في الصورة بوضع دائرة حوله
هذه ملاحظات عامة حول الموضوع وسأُتبعه إن شاء الله ببعض الأمثلة لأشكال وجداول جيدة وكذلك أشكال وجداول سيئة لمزيد من التوضيح
الكاتب: سامح محمد ماجستير في إدارة الأعمال