جماعات العمل
أولاً : تعريف مجموعة العمل
ثانياً : أنواع الجماعات
ثالثاً : أسباب تكوين الجماعات
رابعاً : تماسك الجماعة
خامساً : استراتيجيات بناء فرق العمل
سادساً : خصائص التميز والفعالية لفرق العمل
جماعات العمل
أولاً : تعريف مجموعة العمل :
تعرف جماعات العمل بأنها مجموعة من اثنين أو أكثر من الأفراد متفاعلين مع بعضهم البعض فى أداء وظائف معينة لتحقيق هدف مشترك.
والتعريف السابق يحدد عدة خصائص تميز جماعة العمل وهى :
1- تتمتع مجموعة العمل بخاصية تميزها عن الجماعات بصفة عامة وهى أن قوتها الكامنة فى العمل تؤثر على الانتاجية ومستويات الأداء.
2- التوحد المكانى بمعنى أن تواجد فردين فى مكانين مختلفين من نفس المصنع أو المنظمة لا يشكلان مجموعة عمل على الرغم أنهما يعملان لتحقيق نفس الهدف، ويعنى هذا أن التفاعل الاجتماعى شرط ضرورى لجماعة العمل.
3- يتحتم وجود هدف مشترك لجماعة العمل فالتواجد المكانى للأفراد لا يكفى وحده لاطلاق لفظ جماعة العمل.
4- يجب أن يتوافر نوع من التلاحم والتناسق بين أوجه النشاط التى يمارسها أعضاء جماعة العمل، فسلوك الأعضاء يجب أن يشير إلى نوع من الانتظام يدل على أن كل فرد يتصرف فى إطار مجموعة من المبادئ التى تحكم العلاقات المتبادلة بين الأفراد.
5- جماعات العمل تربطها مجموعة من الروابط المستقرة والاهتمامات المشتركة، وينظم عملها مجموعة من القيم والأنماط المستقلة التى توجه سلوك أعضائها وتعطى معنى ومضمون واضح، حتى ولو تم ذلك بصورة غير رسمية.
6- التجمعات الطارئة من الأفراد لا يمكن اعتبارها جماعة بالمفهوم السابق، وذلك لأن الأفراد فى تلك التجمعات لا تتوافر لديهم مشاعر راسخة تجاه بعضهم البعض، حتى لو توافرت بعض أنواع المشاعر فإن التداخل الذى يتم فيما بينهم لا يكون ذا معنى محدد، فأى تجمهر بين عدد من الأفراد لا يربطهم بأى نوع من الروابط سوى الموقف أو الظروف التى يواجهونها لحظياً يخرج من مفهوم جماعة العمل.
ثانياً : أنواع الجماعات :
هناك العديد من التقسيمات للجماعات ونناقش فيما يلى أهم هذه التقسيمات.
- الجماعات الرسمية.
- الجماعات غير الرسمية.
1 – الجماعات الرسمية :
يطلق لفظ الجماعة الرسمية على تلك الجماعات التى تنشأ بمقتضى قرار من سلطة رسمية أو قانونية بغرض تحقيق هدف معين أو لتولى بعض الأعمال التى تفوض إليها، هذه الجماعات تكون من النوع المخطط لها تنظيم واضح يحدد دور كل فرد والواجبات المسندة والعلاقات التى تقوم بينه وبين رؤسائه وزملائه ومرؤسيه.
أى أن الخصائص التى تميز الجماعات الرسمية :
- يتم توصيف العلاقات بين أعضائها بشكل رسمى من خلال الهيكل التنظيمى، وبطاقات الوصف الوظيفى لأعضائها.
- تتضمن كل من الرئيس والمرؤسين.
- تنصب على أداء العمل الوظيفى للجماعة.
2– الجماعات غير الرسمية :
تنشأ الجماعات غير الرسمية نتيجة للتواجد المكانى للأفراد فى مكان واحد مدة طويلة من الزمن لاشباع بعض الحاجات للأفراد والتى تشبع من خلال التنظيم الرسمى. فيلجأ الأفراد إلى تكوين مجموعة من العلاقات خارج إطار العلاقات المحددة رسمياً.
الجماعات غير الرسمية تتكون تلقائياً. دون تدخل مباشر من الإدارة بين العاملين لمجرد اتفاق أعضاء المجموعة فى المشاعر والمواقف أو الرغبة المشتركة لاشباع حاجات فكرية أو اجتماعية من خلال تبادل المعلومات والتوقعات أو لتحقيق قوة ضغط على الإدارة لتستجيب لمطالب مشتركة معينة.
ثالثاً : أسباب تكوين الجماعات :
ما الذى يدعو الأفراد إلى الانضمام لجماعات معينة؟ تدعونا والإجابة عن التساؤل السابق إلى استعراض مجموعة الأسباب التى تدفع الأفراد لتكوين الجماعات، ومدخلنا إلى تلك الإجابة يتلخص فى أن السلوك الإنسانى هو سلوك هادف يهدف لاشباع حاجات معينة، والجماعة توفر المناخ الذى يسمح للأفراد بإشباع تلك الحاجات من خلال تفاعلهم وانضمامهم وممارستهم لأنماط السلوك المتنوعة.
وتتوقف فعالية الجماعة بالنسبة لأفرادها فى مقابلة الفرد لمجموعة المكاسب أو المكافآت والاشباعات التى يحصل عليها خلال انضمامه لجماعة معينة، والتكلفة والضغوط التى يتحملها فى سبيل ذلك ويمكن التعبير عن محصلة هذه المقابلة برصيد مكافآت واشباعات مرتفعة مع تكلفة منخفضة، أو مكافآت وإشباعات منخفضة وتكلفة عالية.
ويرجع ظهور ونشأة الجماعات إلى الأسباب التالية :
1- الحاجة للشعور بالأمن والأمان.
2- الحاجة الاجتماعية.
3- الحاجة إلى التقدير واثبات الذات.
4- المشاركة الوجدانية وتفهم المشاعر.
5- ترشيد السلوك الفردى.
6- إتاحة فرص الخلق والابداع والابتكار.
7- الدعم والتاييد وحل مشكلات العمل.
8- حماية الأعضاء.
رابعاً : تماسك الجماعة
مفهوم تماسك الجماعة :
يعبر مفهوم تماسك الجماعة عن الروح الجماعية التى تتحلى بها الجماعة حيث يشعر الفرد بميل شديد إلى كل فرد آخر، ويزداد شعوره بالجماعة أى الكل، وبمعنى آخر يقصد بتماسك الجماعة مدى التقارب أو الوحدة فى أهداف وسلوك واتجاهات أفرادها ويشارك فيها الكل بشكل متماسك وينظر إلى غير الأعضاء فيها على أنهم تهديد لها. وينمو شعور التماسك عبر فترة طويلة من الزمن، وعندما تحين الفرصة للعمليات الاجتماعية والتفاعل تظهر قواعد مقبولة من السلوك.
ويعد تماسك الجماعة نتيجة وليس سبب فهو نتيجة لمجموعة من القوى المؤثرة داخلياً وخارجياً فى الجماعة، وكلما زاد التماسك كلما أصبحت فرصة الجماعة فى البقاء والاستمرار والوصول إلى الأهداف أكثر وعلى العكس كلما قل التماسك فى الجماعة كلما كانت الفرصة أمامها لكى تبقى وتستمر ضعيفة.
وهناك عوامل تؤثر فى زيادة درجة التماسك فى الجماعة وهى :
(1) الاتفاق حول أهداف الجماعة.
(2) استمرار التفاعل بين أفرادها.
(3) الجاذبية الشخصية لأعضائها وتوافر الثقة المتبادلة والتكافل بين أفرادها فتزداد الرغبة الشخصية بالعمل مع بعضهم البعض.
(4) التنافس بين الجماعات يؤدى إلى زيادة تضافر أعضاء الجماعة لتحقيق الهدف المشترك.
(5) التقويم الإيجابى، فالتقدير الإيجابى من جانب الإدارة يودى لرفع قدرة الجماعة فى عيون أعضائها ومن ثم يزداد شعورهم بالفخر للانتماء إليها.
خصائص وصفات الجماعات المتماسكة :
تتميز الجماعات المتماسكة بعدة خصائص تميزها عن غيرها من الجماعات منها:
- استبدال النزعة الفردية والتى تتصف بصفة الاهتمام بالذات بالمفهوم الأشمل وهو الشعور بقيمة العمل الجماعى فتعلوا أهداف الجماعة المشتركة عن الأهداف الفردية للأعضاء ويشيع استخدام لفظ نحن بدلاً من أنا بين الأعضاء.
- اشاعة روح المسئولية الجماعية فينمو شعور الفرد بأنه مسئول عن عمل الجماعة ككل وليس عن عمله فقط حتى يتسنى للجماعة تحقيق أهدافها. أى أن المسئولية تضامنية.
- زيادة الاحساس والشعور بالفخر لدى الأفراد لانتمائهم إلى هذه الجماعة ويتولد هذا الاحساس نتيجة التميز والارتقاء بمستوى الأداء داخل الجماعة ومنشأ هذا أن الجماعة المتماسكة تتمتع بدرجة عالية من التنسيق بين أنشطة أفراد الجماعة بدرجة عالية من الفعالية تؤدى فى النهاية إلى تحقيق نتائج متميزة والوصول إلى الأهداف.
- أعضاء الجماعات المتماسكة يزاد لديهم الشعور أنهم فى مركز متفوق عن الجماعات الأخرى المتماثلة، وهذا من شأنه أن يؤدى إلى ارتفاع الروح المعنوية بين أعضائها مما يجعل كل فرد يؤدى واجبه على أحسن وجه.
- تتميز الجماعات المتماسكة بما نطلق عليه جاذبية الجماعة أى أن هناك جذب مستمر وقوى بين الجماعة وأعضائها وينبع هذا من قدرة الجماعة على اشباع حاجات أعضائها ومقدار ولاءهم وانتماءهم لها.
- زيادة درجات الولاء لدى أفراد الجماعة نحو الجماعة ونحو أهدافها، فعضوا الجماعة لا يخون أهداف الجماعة ولا يسعى لتفككها بل يتمتع بولاء كامل يدفعه إلى بذل الجهد.
- زيادة عنصر المبادأة لدى أفراد الجماعة واقتراح الوسائل التى تمكنهم من حل مشكلاتهم وتحقيق أهدافهم والمبادأة تتجاوز حد المطلوب أى أن الفرد يبادئ بالاقتراح والتجديد والابتكار وحل المشكلات وذلك منبعه تماسك الجماعة.
خامساً : استراتيجيات بناء فرق العمل
تعريف الفريق :
- يعرف الفريق أنه مجموعة من الأفراد يشتركون فى أداء عمل واحد ويعتبر كل واحد منهم مسئولاً عن جزئية معينة من جزئيات هذا العمل، ولديه تعاطف وانتماء لهذا العمل مما ينتج عنه سهولة فى الأداء ورضا عن هذا العمل، ولا تستطيع مجموعة عمل ان تعمل معاً كفريق إلا بعد أن يعرف كل فرد من أفراد هذه المجموعة دوره ودور الآخرين الذين يتعاملون معه فى نطاق الفريق، ومن الضرورى أن يكون لديه الرغبة فى التعاون مع بقية الزملاء فى نطاق هذا العمل، فإذا توفر هذين الشرطين فإنه من الممكن تكوين فريق عمل قادر على أداء المهمة وتحقيق الهدف والاستجابة الاختيارية لمتطلبات العمل بما يحقق روح الفريق.
- ويعرف فريق العمل (أنه عدد محدود من الأفراد ذوى مهارات متكاملة، يلتزمون بغرض مشترك وأهداف فى الأداء وأسلوب الاقتراب يحاسبون بعضهم عليها وفقاً لقواعد مشتركة ويتميز هذا الفريق بخصائص: التكامل – التوجه نحو العميل – توافر المعرفة والمعلومات – سرعة الاستجابة – الاستعداد للعمل والانتاج).
- ويهدف فريق العمل أساساً إلى أداء العمل على أعلى مستوى، وينبنى على منهج الخطوة خطوة بالاتفاق على : الأهداف – تعريف الأدوار والمسئوليات – تطوير جداول زمنية واقعية للأداء – تقويم النتائج.
وتعتمد فرق العمل فى ظل الإدارة الحديثة وعصر المعلومات والتكنولوجيا على الهيكل غير الرسمى حيث يتم تشكيل فريق العمل متضمناً عمال وفنيين وإداريين وموردين وحتى عملاء، وبعد إنجاز العمل المطلوب أداؤه ينفض الفريق ليعاود التشكيل بشكل جديد طبقاً لمهام العمل المطلوب أداؤه، وهذا ما يعرف – بالتنظيم المتكيف، واستخدام نظم معلومات بواسطة الحاسب الآلى يسهل تكوين فرق العمل ويحقق التكامل والتنسيق داخله وصولاً لأفضل أداء لتحقيق الأهداف المكلف بها.
بناء وإدارة فرق العمل :
يتطلب بناء وإدارة فرق العمل استراتيجيات متعددة تنقسم إلى :
أولاً : الاستراتيجيات غير الرسمية :
ويقصد بها تلك الاستراتيجيات التى لا تتطلب تغيرات فى البناء والسياسات أو الاجراءات ويهتم معظمها بالاعتبارات الشخصية للعاملين والإداريين ومن أهمها:
1 – إعداد فريق عمل نموذجى :
لتشجيع وتطوير فرق العمل يجب عرض تجارب نموذجية ومد أعضاء الفريق بكافة المعلومات عن الأفكار والسلوكيات التى يجب اتباعها بدقة. مع التركيز على التلاحم واقتسام الأفكار والاهتمامات بين أعضاء الفريق وقائد الفريق.
2 – تطوير شكل العمل الجماعى :
يجب على قائد الفريق أن يهتم بتنشئة سلوك محدد بين مجموعة الأعضاء بهدف العمل معاً بفعالية ومستوى سلوكى متوقع، ويجب على القائد أن يحدد ما يأمله من الأفراد.
3 – تشجيع التعاون والتفاعل والسلوك المنبسق :
يجب تشجيع التعاون والتفاعل بين أعضاء الفريق أكثر من تشجيع التنافس، فيجب على المدير اشراك الموظفين فى مشروعات مشتركة تتطلب تدخل أشخاص متعددين.
4 – تقليل التنافس والاحتكاك داخل الفريق :
على الرغم من أن التنافس عمل صحى فى منظمات الأعمال إلا أنه يمكن أن يدمر روح الفريق لدى الأفراد، فمن الصعوبة بمكان أن يتعامل الموظفون كأفراد فريق واحد إذا كان طابع المكافأة فى المنظمة فردى، فالمنافسة بين رجال البيع مثلاً تدمر روح الفريق إذا كانت سياسة الشركة أن تكون هناك مكافأت فردية لرجل البيع المتميز.
5 – تشجيع المنافسة مع فرق العمل الأخرى :
لتشجيع العمل الجماعى ومساندة الجماعة ضد أى تهديد خارجى، والمنافسة تعطى حماساً أكبر عندما تكون خارج نطاق نفس المنظمة، فهى تزيد من روح الجماعة داخل كل منظمة تنافسية.
6 – الحفاظ على قنوات اتصال مفتوحة :
نظام قنوات الاتصال المفتوحة بين المدير وأعضاء الجماعة يساعد على مواجهة وحل المشكلات فى وقت مبكر قبل أن تتحول إلى معوقات ويساعد هذا فى الحفاظ بروح الفريق ورفع مستوى الأداء والانتاجية.
7 – المشاركة فى المعلومات :
أحد مميزات الفرق الفعالة هى اشتراك أعضاء الفريق بالمعلومات، فلا توجد أسرار أو جداول عمل غير معلنة، ويمكن أن يساعد القادة فى عملية بناء الفريق بمشاركة أعضاء الفريق بالمعلومات الواردة والتى يحتاجون إليها لأداء مهام عملهم، وهذا الانفتاح يخلق قدراً كبيراً من الثقة المتبادلة بين جميع أفراد الفريق ويكون لهذا أثراً إيجابياً فى تماسك الجماعة.
8 – تشجيع وتوفير المساندة العاطفية :
يشمل العمل الجماعى الجيد التأييد العاطفى للأعضاء ويأخذ التأييد أشكالاً مختلفة كتشجيع الأفكار المطروحة، والاستماع إلى مشاكل أعضاء الفريق، أو تقديم المساعدة فى المشاكل الفنية المعقدة.
9 – تحقيق العدالة والمساواة بين الأعضاء :
يجب على قائد الفريق أن يحيد مشاعره ويلجأ إلى تطبيق مبدأ الجدارة فى تقييمه لأعضاء الفريق ويبتعد عن التحيز الشخصى، وتعنى المساواة إيجاد فرص متساوية لكل عضو من أعضاء الفريق للحصول على المكافآت ما دام يعمل بكفاءة ويبذل الجهد فى الوصول إلى الأهداف المخطط لها بمستويات الجودة الكلية المطلوبة.
10- العمل على جذب الأفراد المنعزلين وضم أعضاء جدد :
يجب أن يعمل قادة الفرق على جذب الأفراد المنعزلين إلى التفاعل الاجتماعى الجماعى، وبهذا يزداد العمل الجماعى، ويجب تقديم العاملين الجدد بعناية لباقى المجموعة حتى يسهل إذابتهم فى وحدة العمل.
ثانياً : الاستراتيجيات الرسمية :
هذه الاستراتيجيات تتطلب إحداث تغيرات فى البناء والسياسات والاجراءات وهى تغيرات إدارية تتطلب تجاوب إدارى (مثل تقديم حوافز جماعية ..).
1 – قيادة تؤمن بروح الفريق :
ينمو العمل الجماعى حين يتجه أعضاء الفريق إلى هدف عام واحد ويتحقق ذلك عن طريق جعل العمل هو الرئيس، وتتكامل هذه الفكرة مع أسس ديناميكية الجماعة، فالعلم لتحقيق هدف عام يرفع كفاءة الجماعة، ويساعد القائد الجماعة على ملاحظة ومعرفة أساليب تحقيق هذا الهدف.
والأسلوب العملى لمساعدة الجماعة فى معرفة الأهداف العامة هو إقامة اجتماعات للجماعة بهدف وضع أهداف واستراتيجيات (طويلة المدى) ويجب أن تكون النتيجة المرجوة من هذه الاجتماعات هى توعية أعضاء الجماعة بالأهداف العامة. خلال تلك الاجتماعات يتم الاجابة على عدد من الأسئلة: من أين نقاد كمجموعة؟ من نحن؟ ما العمل الذى نحاول اتمامه؟
2 – تحقيق التقارب الطبيعى بين الأعضاء
:
يتقدم العمل الجماعى حينما يكون أعضاء الجماعة متقاربين ويستطيعون الاتصال ببعضهم البعض، ويتم الاتصال البصرى فى حالة التواجد فى حيز ومكان واحد. وللاتصال البصرى مزايا فالتفاعلات غير الشفهية تؤثر فى فعالية الجماعة. ويشمل التقارب مشاركة أعضاء الفريق فى غرف المؤتمرات – قاعات الطعام – قاعات البحث.
3 – استخدام الدوافع الجماعية :
تعتبر المكافآت الجماعية أحد الأساليب الهامة لتشجيع العمل الجماعى حيث أن نجاح أى فرد داخل الجماعة يعد انعكاس لجهد الجماعة ككل، واحد الأساليب الأكثر شعبية للتحفيز الجماعى مكافأة المجموعة ذات الأداء الجيد مادياً.
4 – تطبيق أسلوب التناوب بالنسبة للقيادة والوظائف :
يتيح أسلوب تناوب القادة الفرصة لكل عضو لتعلم مهارات التعامل مع المشكلات المتعلقة بقيادة المجموعة واتخاذ القرارات، ويطبق أسلوب تناوب القادة بصورة أكبر على نطاق المستوى الأول للإدارة بين المجموعات المتخصصة والفنية أكثر من المستوى التنفيذى.
والأسلوب الآخر للتناوب يسمى التناوب الوظيفى ويعنى إعطاء أعضاء الفريق الفرصة لتناوب الوظائف وهذا يساعد فى التعرف على الوظائف ككل، والتناوب يسمح بالتعاون والعمل الجماعى بأسلوب متميز.
5 – المشاركة وتبادل الأفكار :
يعد مناخ المشاركة واقتسام وتبادل الأفكار مناخ صحى لتطوير العمل الجماعى ويتطلب ذلك مستوى عال من التعاون والدعم من قادة الفرق.
6 – تمييز الفريق باستخدام الرموز الخاصة :
تعد العلامات التجارية والرموز والشعارات أحد العوامل الفعالة فى بناء الفريق وتتمثل فى (ارتداء زى خاص – استخدام الملصقات وكروت الأعمال ...) كما أن الشعارات والأنشطة الاجتماعية الرمزية تؤكد وتبنى وحدة الفريق.
7 – متابعة أداء الواجبات والمحافظة على الحقوق :
متابعة القادة لأعضاء الفريق من خلال التزامهم ودورهم فى تحقيق الأهداف يؤثر بصورة إيجابية على العمل الجماعى، فيجب على القائد مراجعة الأداء فى الوقت المحدد كذلك متابعة انتفاع الأفراد من الرعاية العلاجية المتقدمة، احتمالات الترقى، وهذا من شأنه أن يدعم الثقة المصداقية بين القادة وأعضاء الفريق.
8 – النقد الذاتى البناء :
اتباع أسلوب النقد الذاتى ونقد افراد الجماعة بعضهم البعض نقداً موضوعياً بناء يؤدى إلى الشعور بالتقارب والاهتمام المتبادل وتطوير اساليب التنفيذ، لذا فالنقد يشكل جزء هام من برامج التدريب الخاص ببناء الفريق.
9 – الاستمرارية العضوية طويلة المدى :
تعد هذه الاستراتيجية والتى تمل فى استمرار عضوية الفرد للجماعة فترة زمنية طويلة هى أحد دعائم الأسلوب اليابانى لتحقيق تجانس فرق العمل حيث أنها تدفع أفراد الفريق للتكيف مع فكرة قضاء مستقبلهم معاً كفريق، وهذا بدوره يؤدى للترابط الشخصى.
والآن بعد استعرضنا لاستراتيجيات بناء وإدارة فرق العمل نود أن نحدد مجموعة من السمات أو الخصائص التى تجعلنا نطلق لفظ التميز على فريق من فرق العمل.
سادساً : خصائص التميز والفعالية لفرق العمل :
يمكن أن نصف الفريق المتميز الفعال والذى نسعى للوصول إليه لدفع عجلة النمو والتطور فى شتى المجالات أنه :
- فريق عضوى كل عضو فيه له دور يتكامل مع الأدوار الأخرى لباقى الأعضاء.
- يقوم على المشاركة الايجابية بين كل أعضاءه.
- يدار ذاتياً من خلال أعضاءه.
- يتمتع بالاستقلالية فى اتخاذ القرارات من المنظمة.
- يرتبط بفلسفة المنظمة وخططها الانمائية وتحقيق أهدافها.
يتمتع هذا الفريق بمجموعة من الخصائص وهى:
الإدارة الذاتية :
وهى تفيد الفريق فى حالتى الاستجابة السريعة لمتطلبات الابداع وتدعيم العلاقات والفرق المتميزة لا تبنى على ما تحقق بالاجماع بل التوفيق بين الآراء المتعارضة حيث أن عدد الآراء يساعد على خلق جو مناسب للعملية الابداعية.
التجديد والتفوق الذاتى :
لا توجد قوالب تفكير جامدة لهذه الفرق بل الأساس هو التفكير الحر الخلاق وهذا من شأنه التجديد المستمر فى الآراء والأفكار وإتاحة الفرصة للتفاعل والتمازج بين أعضاء الفريق، وعلى الفريق أن يسمى ويطور نفسه بشكل دائم.
المشاركة هى دعامة فرق العمل الجيدة فلا توجد فرق عمل تعمل معاً فى صورة امتزاج وتكامل نحو تحقيق هدف مشترك دون أن يكون هناك مشاركة من جميع أعضاء الفريق فالمشاركة هى الوحدة والتكاملية، وينبع منها الاحساس أن الكل فى واحد، واحساس الفرد بالمشاركة الحقيقية الفعالة فى التخطيط وتحديد الأهداف واتخاذ القرارات هو الطريق إلى بذل المزيد من الجهد ومحاولة الارتقاء والتنافس الايجابى نحو إبراز المهارات، بالاضافة إلى زيادة احساس الفرد بالانتماء إلى جماعة العمل.
اتخاذ القرارات جماعية :
وتتجلى المشاركة فى اتخاذ كافة القرارات التى تمس الحياة الوظيفية واليومية والمستقبلية لفرق العمل. وهذا من شأنه أن يدعم أعضاء الفريق القرارات التى شاركوا فى صنعها وتنفيذها بشكل مثالى للوصول إلى أفضل النتائج، وذلك يؤدى إلى جودة القرارات المتخذة، والمقصود هنا بالمشاركة فى اتخاذ القرارات ليس فقط جماعية القرار بل الوصول إلى جميع الأفكار والآراء المتباينة لكافة القرارات التحويلية والتسويقية والانتاجية والخاصة بشئون الأفراد من الناحية المالية والإدارية والاقتصادية لاختيار أفضل القرارات الذى يتناسب مع الموارد المتاحة لفريق العمل، والتى تتناسب مع التقدم التكنولوجى، والمتغيرات البيئية المختلفة فحياة المنظمات وبالتالى فرق العمل سلسلة من اتخاذ القرارات التى تتراوح بين القرارات الثانوية أو الأولية – اليومية – وتلك القرارات الاسترايتجية والتى تمس حياة المنظمة واستمرارها لفترات زمنية طويلة ومستقبلة.
تحديد الهدف :
تحديد ووضوح الهدف هو أحد مقومات النجاح الأساسية لفرق العمل، فالهدف الواحد بتوقيت زمنى ومعايير قياسية هو المحرك لنشاط فرق العمل وتنظيم وتنسيق أنشطتها وتخصيص مواردها، وتعد المشاركة فى اتخاذ القرارات وتحديد الهدف هى الضمان الأكيد لتوجيه وتوحيد الجهود الجماعية لفرق العمل فى سبيل الوصول إليه. مع السيطرة المتمكنة على أساليب وطرق الوصول إليه فى التوقيت الزمنى المحدد. بدون أهداف واضحة محددة تشيع الفوضى والارتجالية والتخبط وضياع الوقت والجهد وسوء استثمار الموارد المتاحة ويصبح العمل غير ذا جدوى.
تبادل المعلومات :
يعد تبادل وتكامل المعلومات والتى تخص القيام بالعمل أو العلاقات مع الإدارة أو عناصر البيئة الخارجية دعامة أساسية لتميز فرق العمل. وتسهيل مهمتها فى سبيل تحقيق أهدافها، وتساهم المعلومات فى رفع جودة القرارات التى تأخذها الفرق مع ملاحظة أن تكون المعلومات حديثة ودقيقة ومن مصادرها الأولية، وهذا يحمى الفرق من ضياع الوقت والجهد والشائعات. ويدعم الثقة بين أعضاء فرق العمل وقيادتها، ويساهم فى رفع كفاءة الأداء.
التعبير عن المشاعر والتفاعل الوجدانى :
لكى يتحلل أعضاء فريق العمل من مشاعر التوتر والمشاعر السلبية تجاه المواقف المختلفة لابد أن يشيع مناخ يسمح بتبادل المشاعر والقدرة على التعبير عنها سواء أكانت سلبية أو إيجابية، وهذا من شأنه أن يزيد من ترابط أعضاء الفريق وتوحدهم فى مواجهة المواقف، ويزيل اسباب الخلافات والمشكلات ويمنع ظهور بوادر الاحتكاكات بينهم، والتفاعل الوجدانى حاجة من حاجات البشر واشباعها ضرورة داخل فريق العمل الواحد.
توفير مناخ الثقة والمصداقية :
يتطلب التعبير عن المشاعر والتفاعل الوجدانى قدراً كبيراً من الثقة والمصداقية بين أعضاء الفريق الواحد، فإذا توافر مدى أعضاء الفريق الواحد الشعور بالانتماء لروح الفريق والتوحد لتحقيق هدف محدد شاركوا فى وضعه ويشاركوا فى اتخاذ القرارات، وإذا كانت الإدارة تتولى امدادهم بكافة المعلومات التى تسهل قيامهم بالعمل، وإذا اتيحت لهم الفرصة للتفاعل والتعبير عن مشاعرهم دون قيود. نكون فى مناخ عمل صحى يتمتع بدرجة عالية من المصداقية والثقة فلا يوجد فريق عمل متكامل فعال يفتقد لتلك الخاصية.
العدالة والمساواة والفروق الفردية :
الثقة والمصداقية تتطلب توفير العدالة والمساواة بين أعضاء الفريق فالكل فى واحد، والمعايير الموضوعية لقياس الأداء والوصول إلى تحقيق الأهداف هى المعيار العادل للمكافآت.
المبادأة وتشجيع روح الابتكار :
لمواكبة التغيرات المحلية والعالمية يجب أن يتوافر قدراً كبيراً من الأفكار الابداعية الخلاقة لدى أعضاء فريق العمل، ويجب أن يتيح مناخ العمل الفرصة لتلك الأفكار أن تنطلق فالإدارة الذاتية لا تلجأ إلى كبت الأفكار بل تنميتها وتطويرها وتنقيتها وتجريبها بشكل يضمن لها أقصى عائد وأقل تكلفة سواء فى الوقت أو استخدام الموارد المتاحة، ويتميز أعضاء الفرق الجيدة بتوافر عنصر المبادأة، فالعضو لا يؤدى فقط الواجبات والالتزامات التى توكل إليه بل يعمد إلى تطوير وتنمية أساليب الأداء ويبادر بطرح الأفكار الجديدة.
شبكة اتصالات مفتوحة :
قنوات الاتصال المفتوحة هى المرآة الحقيقية لفرق العمل ومقياس مدى نجاحه وفاعليته، فجميع عناصر أو خصائص التميز السابق ذكرها بدءاً بالإدارة الذاتية، والتجديد، والمشاركة، والتفاعل الوجدانى، وجو الثقة والمصداقية، والعدالة والمساواة، والمبادأة وروح الابتكار، جميعها تحتاج إلى جهاز إرسال واستقبال حساس ونقى وقنوات اتصال مفتوحة بين جميع أعضاء الفرق وبينهم وقيادة الفريق والإدارة ويمكن أن نشبه فريق العمل بغرفة عمليات تتولى مهمة واضحة المعالم وتنفذ بدرجة عالية من الدقة والرغبة صوب هدف محدد ومقنع وعادل لجميع أعضاء الفريق. والاتصال يمكن من استشعار نبض أعضاء الفريق تجاه العمل وتجاه المتغيرات الداخلية الخارجية المؤثرة وتجاه التفاعل بينهم وبين بعضهم البعض وبينهم وبين الإدارة مع توفير القدرة على معالجة أى انحرافات تعرقل الوصول للهدف ورؤية نواحى القصور والضعف، وهى ما نطلق عليه التغذية العكسية.
القيادة :
تلك السيمفونية الرائعة للعمل الجماعى تتطلب مايسترو قادر على التنسيق بين جميع أفراد الفريق وبين الأنشطة المختلفة، قادر على جذب وتوحيد ومزج أهداف العمل وأهداف فريق العمل، قادر على توفير جو عمل أو مناخ عمل إيجابى صحى يضم النقيضين الحرية والالتزام، مناخ عمل ينمى ويطور ويطلق الأفكار الحديثة ويغير طبقاً لمتطلبات السوق، ويستثمر الموارد المتاحة أفضل استثمار ممكن باستخدام الأساليب المتقدمة سواء أكانت إدارية أو تكنولوجية.
قائد الفريق يشبع احتياجات الأفراد ويحقق أهداف العمل فى نسيج متكامل أنه قائد المستقبل وقيادة المستقبل تتطلب رؤية خاصة.
ونكمل ان شاء الله
ابو بدر